Логичным решением проблем, связанных с учетом затрат является их учет, контроль, грамотное распределение и сокращение. Для того, чтобы это делать максимально эффективно, необходимо сначала их классифицировать и понимать, какие из них являются прямыми, а какие косвенными. Это позволит вам разработать различные сценарии по их правильному распределению и сокращению.
Для того, чтобы было более понятно, рассмотрим алгоритм решения проблем, который мы предлагаем, на примере небольшой компании по продаже программных продуктов, состоящей из 5 человек.
Считаем, что в ней работают два менеджера по продажам, каждый из которых продает продукты определенного вендора. Их зарплата состоит из процента от продаж каждой программы (5%).
Также есть два специалиста по установке программы, которые получают зарплату «на почасовке». Т.е. сколько часов отработали у клиентов, столько и получили по ставке 500 рублей за 1 час работы.
Компания снимает небольшой офис и имеет стандартные для офиса расходы (аренда, телефон, канцелярия). У компании есть руководитель, зарплата которого составляет 50 000 рублей. Плюс к этому организация пользуется услугами сторонней курьерской службы по доставке программы клиенту.
Итак:
- Выпишите все свои затраты, разбейте их по статьям затрат.
Например, для компании по продаже программных продуктов список статей затрат может быть следующим (приводится не все затраты, а только некоторые, в качестве примера работы с ними):
- Закупка программы у вендора;
- Зарплата менеджера по продаже программ;
- Доставка программы курьером заказчику;
- Зарплата специалиста по установке и настройке программы;
- Аренда офиса;
- Затраты на телефон и интернет;
- Канцелярские товары;
- Зарплата руководителя.
- Определите, какие из них являются прямыми, т.е. могут быть отнесены на конкретный товар или услугу.
Из предыдущего примера прямыми являются следующие товары:
- Закупка программы у вендора;
- Зарплата менеджера по продаже программ;
- Доставка программы курьером заказчику;
- Зарплата специалиста по установке и настройке программы.
- Все остальные являются косвенными.
К ним из предыдущего примера относятся следующие затраты:
- Аренда офиса;
- Затраты на телефон и интернет;
- Канцелярские товары;
- Зарплата руководителя.
- Пропишите алгоритм распределения всех косвенных затрат по статьям.
Конечно, в большинстве случаев, как впрочем и в данном случае проще все косвенные расходы распределиться пропорционально выручке по реализованным программным продуктам на их себестоимость.
Но, если у вас, например, не 5, а 50 человек работает и, например, существуют 2 отдела продаж по разным вендорам, то, аренду можно сначала распределить пропорционально занимаемой площади отделов, а уже затем пропорционально выручке по реализованной продукции в рамках каждого отдела.
Таким образом, мы использовали комплексный метод распределения затрат, сначала по отделам пропорционально занимаемой площади, а затем по продукции внутри отдела пропорционально выручке.
Аналогичным образом, канцелярию, например, можно распределить сначала пропорционально количеству сотрудников в отделах продаж, а уже затем, опять же по продукции внутри отдела.
И так далее. В каждом случае можно применять отдельный метод распределения косвенных расходов, наиболее точно удовлетворяющий реальности бизнеса.
Как нам кажется, такая схема гораздо более точно отражает себестоимость, но и требует больше времени на расчеты. Для компаний, у которых работает 20 человек и меньше применять ее вряд ли целесообразно.
- Регулярно ведите учет косвенных расходов.
Лучше всего делать это в программных продуктах «1С», где для этого есть всё необходимое, но можно и в продуктах других вендоров.
- Проводите анализ статей затрат, не ленитесь делать лишние телодвижения по изменению (сокращению) затрат с достаточно регулярной периодичностью.
Мы уже приводили пример того, что своевременная смена поставщика может значительно снизить ваши издержки.
- Оценивайте рентабельность вашего бизнеса в динамике. Всегда имейте ввиду, что увеличивать рентабельность можно не только за счет сокращения затрат, но и за счет увеличения продаж (подробнее см. книгу «1С: Продажи. Как построить автоматизированную систему продаж»).
о учету затрат можно посоветовать также использовать механизм бюджетирования. С помощью него вы можете составлять бюджет доходов и расходов, планировать несколько сценариев развития событий и отслеживать ситуацию, принимая различные решения при разных вариантах. В одном случае можно сокращать одни затраты, в другом нужно сокращать совершенно другие.
Продолжение следует…
(с) Николай Мрочковский, Дмитрий Пучков, фрагмент из книги "1С: Реальное управление малым бизнесом"